El éxito depende de tres cosas: comunicación, comunicación, comunicación
Hay
que comenzar el proceso de comunicación con todos los involucrados en
una etapa temprana del proyecto. Eso significa: levantarte de tu
escritorio, salir de tu oficina e ir a charlar con los que estarán en
contacto contigo en el proyecto. Hay que hacer esto desde el primer
día, y después del primer día, hacerlo frecuentemente. Tomar la
iniciativa. El proyecto no se maneja desde tu computadora. El proyecto
se maneja con la gente, comunicándose.No subestimes la comunicación informal. Ir a almorzar con alguien puede ser “trabajar” también. Construir una relación con la persona indicada puede ser la clave para que tu proyecto tenga éxito. Y no hay reglas para construir una relación: puede ser en una oficina, en un restaurant o practicando un deporte. La única regla es: no hay mejor comunicación que la comunicación cara a cara, sincera y abierta.
Podemos aprender mucho de la política internacional: los problemas serios entre países se solucionan con negociaciones cara a cara, en tiempo real, sin tecnología de por medio y sin mensajeros. Eso no ha cambiado en la historia por siglos.
La tecnología es importante, es un gran catalizador de la comunicación, pero se debe usar una vez que la relación ha sido construida. ¿Nunca te pasó participar en un conference call telefónico con personas que no conoces? Si te hubieras reunido con ellos aunque sea una sola vez, la comunicación en el conference call sería más fácil.
Entoces: escribiste el project charter de tu proyecto, ahora se necesita que lo firme un patrocinador, que esté de acuerdo con lo que está escrito. La primera pregunta que te debes hacer es: ¿conozco a esta persona? ¿la primera vez en mi vida que hable con él o ella será para pedirle la firma del project charter? No me digas que prefieres pedirle la firma por mail…
¿Cómo sería este escenario si ya conocieras a esta persona, si ya hubieras construído una relación con él o ella? La firma sería solamente un trámite de un minuto y no te costaría nungún esfuerzo conseguirla…
Otro aspecto de la comunicación en tu proyecto es la comunicación con los miembros de tu equipo. ¿Los conoces? ¿Has trabajado con ellos antes o es la primera vez que los ves en tu vida?
La comunicación con tu equipo puede estar pautada implícita o explícitamente. ¿Cómo sería usar pautas explícitas? Sería por ejemplo hacer una hoja de “Reglas básicas de comunicación en el proyecto” y repartirla a todos el primer día:
1. Comencemos las reuniones puntualmente.
2. Hablemos de a uno por vez, tratando de escuchar al otro.
3. Evitar comentarios en voz baja cuando otra persona está hablando.
4. Traer a la reunión toda la documentación requerida.
5. Etc.
Si esto te resulta muy formal o antinatural, podrías pautar estas reglas oralmente, durante la primera reunión. Si hace mucho tiempo que conoces a tu equipo y hace mucho tiempo que trabajan juntos, puede ser que estas reglas ya estén implícitas en la forma de comunicación entre ustedes.
Y por supuesto, como project manager, debes ser el ejemplo, dar el ejemplo y servir como un modelo para los demás, sobre todo para aquellos con poca experiencia.
